2012년 7월 31 일. 마이크로소프트는 기존의 @hotmail.com 서비스를 @outlook.com 으로 전면 개편하고 전체적으로 산뜻하고 심플한 분위기의 인터페이스로 개선하여 서비스를 해 왔습니다. 그리고 3년이 흐른 2015년 말. 기존 @outlook.com 메일을 Office 365 Exchange Online 플랫폼으로 개편하는 또 한번의 대규모 업데이트를 단행하여 올해 10월 말까지. 모든 사용자의 사서함을 업그레이드할 수 있도록 한다고 발표했었습니다. 새 단장한 @outlook.com 메일은 이용자 편의성을 높이고 맞춤 서비스를 제공하는데 초점을 맞췄는데요.
제 메일함도 며칠 전에 업그레이드 되어 약 1 주간 사용해본 경험들을 토대로 어떤 점이 더 개선되어졌고 더 똑똑해졌는지, 새롭게 다시 태어난 Outlook.com 200% 활용법에 대해 구체적으로 이야기타래를 풀어보려 합니다.
1. Clutter 기능 활용하기
이번 개편에선 e-mail 에서 사용자가 이전에 수행한 동작을 기반으로 사용자의 전자 메일 사용 성향 및 패턴을 분석하여 자동으로 사용자가 무시할 가능성이 큰 e-mail 들을 판단한 후 비슷한 항목들을 “낮은 우선 순위 메일” 폴더로 자동으로 이동시켜주는 ‘Clutter’ 기능이 추가되었습니다. 이제 사용자가 직접 메일들을 옮겨놓거나 규칙을 설정해 놓지 않아도 서버에서 자동적으로 메일을 구분해주니 시간을 보다 절약할 수 있다는 점에서 상당히 효율적인 사용이 가능할 것 같습니다만, 아직 사용한 지 얼마되지 않는 관계로 머신러닝이 완벽하게 이루어지지 않아 아직 제대로 활용 해 보질 못했습니다 ㅠㅠ;;
2. Link Preview 기능
이메일을 쓸 때 URL 링크를 상대방에게 전송해야 할 때가 있습니다. 이메일을 쓸 때, 내가 쓴 링크가 제대로 작동하는지, 혹은 긴 링크 입력 시 오타가 난 것은 아닌지 염려했던 기억들도 있는데요. 이러한 불편함들을 해소하기 위해 Outlook.com 에서는 Link Preview 기능을 제공하기 시작했습니다. Facebook 에서처럼 URL 링크를 첨부하게되면 그 아래 Thumbnail 형식으로 된 Link Preview 기능이 자동적으로 활성화 되며, 동영상 링크일 경우에는 동영상 재생 여부까지 함께 확인 해 볼 수 있습니다.
3. 메일 제목 및 내용 검색 시 키워드 추천 기능
메일 제목 혹은 내용이나 보낸 사람을 검색하면 메일함의 데이터베이스를 활용하여 키워드를 자동으로 추천해줍니다. 메일함에서 뿐 아니라 Outlook.com 의 연락처에 등록된 정보까지도 통합 검색 되어 검색결과를 출력해줍니다. 검색기능은 더 강화되어 메시지가 전달된 기간과 첨부파일의 내용으로도 검색할 수 있도록 확장되었습니다.
4. 중요한 메일은 최상단에 노출시키는 “메일 고정”!
메일을 받다보면 중요한 메일을 받을 수 있습니다. 소포 송장 메일이라던지, 컨퍼런스 관련 메일 혹은 업무 메일들이 도착하는 경우가 있는데요, 이러한 메일들을 메일함 최상단에 노출시킬 수 있는 “고정” 기능이 함께 추가되었습니다. 이러한 기능들은 꼭 기억해야 하는 상황들이 생길 때 요긴하게 사용될 수 있을 것 같습니다. 물론 이러한 기능은 기존에도 존재하던 기능이지만, 고정된 메일은 받은편지함으로 통합되어 보여졌다는 단점을 가지고 있었는데요. 리뉴얼 이후로는 고정된 메일들도 폴더별로 분리되어 각각 고정됩니다.
5. 나만의 메일함으로 꾸미기.
단색상으로 이루어졌었던 기존 테마를 제외하고도, 13 가지의 색다른 테마들이 추가되어 더 멋지게 메일함을 꾸밀 수 있습니다.
6. Add-in (애드인) 기능
Add-in 이란 부가적인 프로그램으로서, Add-in 기능을 활용하면 이메일을 보다 무궁무진하게 활용할 수 있습니다. 대표적인 예시로 비교적 최근 출시된 Starbucks 와 Paypal 그리고 Uber Add-in 이 존재합니다. Starbucks Add-in 의 경우, 메일 및 일정 초대시 가까운 스타벅스를 찾아 위치를 삽입할 수 있으며, 필요시 스타벅스 e-Card 를 선물할 수 있습니다만, Starbucks Korea 에서는 스타벅스 e-Card 선물 기능 사용이 불가하며, Uber Add-in 도 한국에서 사업에 실패했기 때문에 안타깝게도 Add-in 사용이 불가합니다만, 해외에서는 약속 혹은 미팅 시간에 맞춰 Uber 차량을 예약할 수 있으며, Outlook.com 일정에 입력된 정보를 기반으로 도착지도 자동으로 입력됩니다. 웹기반 메일에서 다양한 부가적인 기능들을 사용해 볼 수 있다는 점에서 Outlook.com 의 Add-in 도입은 상당히 인상적이군요. 향후 국내 기업들도 Outlook.com Add-in 을 개발함으로서 국내에서의 활용도도 점차적으로 높아졌으면 좋겠습니다.
7. 강화된 문서 편집 기능 및 멀티태스킹
Microsoft Office 프로그램을 별도로 실행시키지 않아도 Word, PowerPoint, Excel 파일을 메일 작성과 동시에 수정 및 편집할 수 있게 되었습니다. 수정된 파일은 실시간으로 저장되며, 발송 버튼을 누름과 동시에 수정된 문서가 자동으로 첨부됩니다. 첨부된 사진 역시도 메일 작성 창과 동시에 볼 수 있어 작업이 효율적입니다. 다운로드해서 문서를 검토하고, 수정하고 다시 첨부파일로 업로드하여 발송하는 버거로움이 사라졌습니다.
8. 리뉴얼 된 캘린더 활용하기
Outlook.com 캘린더도 함께 리뉴얼되어 공유된 캘린더를 쉽게 관리할 수 있으며, 검색 기능도 확대되었습니다. 일정의 명칭으로, 참여자로, 위치로 혹은 적어둔 이벤트에 대한 설명 등으로 모든 범위의 일정 검색이 가능해졌습니다. 이제 일정을 보다 쉽게 검색하고 시간을 보다 효율적으로 관리 해 나갈 수 있을 것으로 보입니다.
9. 주기적으로 발송되는 뉴스레터를 깨끗하게 정리해주는 Sweep 기능.
이전에도 존재했었지만, Outlook.com 의 메일 기능 중 제가 흔하게 쓰고 있는 기능 중 하나가 바로 이 Sweep 기능입니다. 주기적으로 오는 메일들과 수신된 메일을 모두 지운다던지, 가장 최근 수신된 1통의 메일을 제외한 나머지 메일을 삭제한다던지, 아니면 수신 후 10일이 지난 메시지는 삭제한다던지… 이러한 메일함 정리 기능을 적용하여 메일함을 깨끗하게 정리하고 있습니다.
저는 보통 가장 최근 수신된 1통의 메일을 제외한 나머지 메일을 삭제하는 기능을 주로 이용함으로서, 뉴스레터 특성상 최신 정보를 제외한 나머지 정보들은 대부분 필요치 않기에 삭제되도록 설정하여 메일함을 관리하고 있습니다.
이번 Outlook.com 이메일 서비스 개편으로 인해 메일 서비스 경쟁이 한 층 심화될 것으로 보입니다. 위의 기능들을 잘 활용하면 빅데이터와 머신 러닝을 통해 메일함을 보다 효과적으로, 깨끗하게 정리해나갈 수 있을 것 같은데요. Gmail 이나, Naver 메일, Daum 메일에서도 지속적인 기능 업그레이드와 리뉴얼을 통해서도 이러한 참신한 기능들을 보여줄 수 있을 지, 아니면 더 획기적이고 혁신적인 기능이 등장할 지… 궁금해집니다.
오늘 이야기는 여기까지입니다.
고맙습니다.